Leitfaden. Alle übersetzen auf ihre Art: juristische Übersetzungen in einer Schweizer Kanzlei organisieren

Vom Rechts- und Sprachteam von Neur.on · 15. September 2026 · Aktualisiert am 15. September 2026

Eine Schweizer Kanzlei übersetzt jeden Tag, ohne es zu wissen. Ein Partner liest ein Urteil aus der Romandie mit einem Online-Tool. Eine Mitarbeiterin überträgt eine auf Italienisch erhaltene Klausel ins Deutsche. Ein Substitut bereitet für eine ausländische Klientin eine englische Fassung eines Memos vor. Keiner dieser Vorgänge erscheint in einem Budget, und alle binden die Kanzlei.

1. Die Bestandesaufnahme: zählen, bevor Sie entscheiden

Jeder Versuch, die Übersetzung zu organisieren, der mit der Wahl eines Tools beginnt, scheitert. Er scheitert, weil er eine Frage beantwortet, die niemand gestellt hat, und weil er das tatsächliche Volumen ausblendet. Beginnen Sie mit einer Erhebung über vier Wochen, ohne Wertung und ohne Sanktion.

Bitten Sie jede Person, für jede ausgeführte oder bestellte Übersetzung Folgendes festzuhalten: Datum, Sprachpaar, Dokumenttyp, endgültige Empfänger, verwendetes Tool oder beauftragter Dienstleister und geschätzter Zeitaufwand. Eine gemeinsame Tabelle genügt. Das Ziel ist keine buchhalterische Genauigkeit, sondern eine Grössenordnung sichtbar zu machen.

Drei Befunde kehren fast immer wieder.

• Der interne Anteil überwiegt. Das an einen Dienstleister vergebene Volumen, das die Kanzlei kennt, ist der sichtbare Teil. Der Grossteil entsteht intern, unter Zeitdruck, und wird nirgends verrechnet.
• Die Tools sind uneinheitlich. Drei oder vier verschiedene Dienste bestehen nebeneinander, gewählt aus persönlicher Gewohnheit statt durch einen Entscheid.
• Niemand weiss, was schon übersetzt wurde. Dieselben Klauseln, dieselben Definitionen, dieselben allgemeinen Geschäftsbedingungen werden von Dossier zu Dossier neu übersetzt.

2. Den Bedarf erfassen: verstehen, weitergeben, einreichen

Über die Qualität einer Übersetzung lässt sich nicht abstrakt diskutieren, sondern nur mit Blick auf die Empfänger. Teilen Sie Ihren Bedarf deshalb in drei Kategorien ein. Eine einzige Frage genügt, um jedes Dokument einzuordnen: Wer wird es lesen?

Dieses Raster macht sofort sichtbar, was interne Debatten verwischen: Der Grossteil des Volumens gehört zur ersten Kategorie, die weder ein stilistisches Lektorat noch eine Beglaubigung braucht. Es ist auch die Kategorie, die mangels Tool bei nicht genehmigten Diensten landet. An der zweiten Kategorie wird eine Kanzlei gemessen. Die dritte ist selten, teuer und wird geplant.

Tragen Sie danach die erwartete Lektoratsstufe in dieses Raster ein. Die drei üblicherweise angebotenen externen Stufen lassen sich direkt zuordnen: ein leichtes Lektorat zum Verstehen und für die interne Verteilung, ein vollständiges Lektorat für alles, was die Kanzlei verlässt, ein Lektorat durch zwei Fachpersonen samt Beglaubigung für alles, was eingereicht wird. Was diese Stufen im Einzelnen umfassen, erklärt unser Artikel darüber, wie man eine Offerte liest.

3. Wer entscheidet was

Die häufigste Blockade ist nicht technischer Art, sondern eine Frage der Entscheidungskompetenz: Alle können eine Übersetzung anfordern, niemand ist für die gewählte Stufe verantwortlich, und entschieden wird am Telefon, Dossier für Dossier. Drei Rollen genügen, um da herauszukommen.

Die für das Dossier verantwortliche Person

Ob Partnerin, Partner, zuständige Juristin oder zuständiger Jurist: Nur diese Person kennt die Empfänger und das Risiko. Sie entscheidet deshalb über die Bedarfskategorie und die Lektoratsstufe und genehmigt die dossierspezifische Terminologie. Damit sie dieser Entscheid nichts kostet, muss ihr die schriftliche Regel eine Standardantwort geben: Sie entscheidet nur über Ausnahmen.

Das Sekretariat oder die Dossierassistenz

Es führt aus: Dateien hochladen, Zielsprache wählen, Termine verfolgen, Ergebnis entgegennehmen und ablegen. Es legt die Lektoratsstufe nicht fest und muss keine Vertraulichkeitsrichtlinie auslegen. Geben Sie ihm ein Verfahren, keine Ermessensfrage.

Die oder der Übersetzungsverantwortliche

Eine Person, kein Gremium. Sie führt das Glossar der Kanzlei, verfolgt die Kennzahlen, entscheidet übergreifende terminologische Meinungsverschiedenheiten und bleibt Ansprechperson für den Dienstleister. In einer mittelgrossen Kanzlei ist das eine Aufgabe von einigen Stunden pro Monat. Fehlt diese Person, ist das der häufigste Grund, warum ein sonst gut konzipierter Prozess aufgegeben wird.

4. Welche Regeln Sie schreiben und welche nicht

Eine nützliche Übersetzungsrichtlinie passt auf ein einseitig bedrucktes Blatt. Was länger ist, wird nicht gelesen und existiert damit nicht. Das muss sie enthalten.

1. Die Standardkategorie und ihre Lektoratsstufe für die fünf oder sechs häufigsten Dokumenttypen der Kanzlei.
2. Den zu wählenden Vertraulichkeitsmodus je nach Sensibilität des Dossiers, formuliert als Wahl und nicht als Verbot: in diesem Fall der strengste Modus, in jenem der übliche.
3. Das genehmigte Tool, mit Namen, und die Person, die die Zugänge vergibt.
4. Den Ablauf der terminologischen Freigabe: wer entscheidet, innert welcher Frist und wo der Entscheid festgehalten wird.
5. Die einzuplanende Mindestfrist je nach Bedarfskategorie, damit die Übersetzung nicht mehr systematisch zum Notfall wird.
6. Die Ansprechperson, wenn ein Fall in keine Kategorie passt.

Was Sie nicht schreiben sollten, ist ebenso wichtig. Schreiben Sie keine Liste verbotener Tools: Sie ist im Folgemonat veraltet und macht die Richtlinie zum Polizeidokument. Schreiben Sie keine Regel, die mit «Es ist strengstens verboten» beginnt, ohne sofort zu sagen, was stattdessen zu tun ist. Und schreiben Sie keinen Schwellenwert, den niemand überprüfen kann.

5. Unkontrollierte Übersetzungen beenden

Von einer unkontrollierten Übersetzung sprechen wir, wenn jemand einen Auszug aus einem Dossier in einen nicht genehmigten Onlinedienst kopiert. Das ist das konkreteste Übersetzungsrisiko einer Kanzlei. Mit Sanktionen ist ihm nicht beizukommen, weil es aus einem berechtigten Bedürfnis entsteht: schnell verstehen.

Drei Hebel wirken, in dieser Reihenfolge.

• Ein genehmigtes Tool, das mindestens so schnell ist wie die Alternative. Verlangt das Tool der Kanzlei für einen Absatz einen schriftlichen Antrag und zwei Freigaben, wird es nicht genutzt. Der Vergleich erfolgt nicht mit einem Dienstleister, sondern mit einem Gratisdienst, der in einem Browser-Tab offen ist.
• Die Regel im Moment der Wahl. Eine Richtlinie, die in der Benutzeroberfläche erscheint, wenn jemand einen Motor auswählt, wird gelesen; dieselbe Richtlinie im Intranet nicht. Diesen Mechanismus beschreiben wir in unserem Artikel über den Ort der Verarbeitung.
• Ein ausdrücklicher Ausweg. Geben Sie für Fälle, in denen das Tool nicht genügt, an, wen man anrufen kann. Fehlt ein dokumentierter Ausweg, wird improvisiert.

Ein vierter, oft vernachlässigter Hebel: Erklären Sie einmal und gründlich, warum sich die Frage stellt. Der Unterschied zwischen Speicherung und Verarbeitung, die tatsächliche Reichweite einer Pseudonymisierung, der Begriff der Auftragsbearbeitung: Dreissig Minuten Präsentation vor der ganzen Kanzlei bewirken mehr als ein Jahr Erinnerungen per E-Mail.

6. Terminologie aufbauen und nutzen

Eine Kanzlei übersetzt immer wieder dieselben Dinge: die Definitionen ihrer Vertragsvorlagen, die Titel ihrer üblichen Klauseln, die Bezeichnungen ihrer institutionellen Klienten, die Gesetzesverweise ihrer Schwerpunktgebiete. Jede erneute Übersetzung kostet Zeit und ist eine Gelegenheit für Inkohärenz.

Für den Anfang braucht es dazu kein ausgeklügeltes Tool.

1. Legen Sie eine gemeinsame Datei an mit vier Spalten: Ausgangsbegriff, Zielbegriff, amtliche Quelle des Entscheids, Datum. Mehr nicht.
2. Ergänzen Sie sie nur, wenn ein Entscheid gefallen ist, nicht vorsorglich. Ein im Voraus erstelltes Glossar wird nie benutzt; ein Glossar, das die tatsächlichen Entscheide festhält, schon.
3. Verlangen Sie die Quelle. Ein Eintrag ohne überprüfbare Fundstelle wird bei der ersten Meinungsverschiedenheit bestritten, und die Diskussion beginnt von vorn.
4. Gehen Sie sie einmal pro Quartal durch, zusammen mit der oder dem Übersetzungsverantwortlichen, um Doppelungen zu beseitigen und Widersprüche aufzulösen.

Begriffe des Schweizer Rechts prüfen Sie in den amtlichen Quellen: auf der Publikationsplattform des Bundesrechts, die denselben Artikel in den drei Amtssprachen zeigt, in den publizierten Entscheiden und in den Publikationen der Aufsichtsbehörden. Eine zweisprachige Konkordanz wie Fast lookup CHnell, die auf diesen Quellen beruht, macht diese Prüfung unmittelbar statt mühsam. Die zugrunde liegende Überlegung erläutert unser Artikel über die Viersprachigkeit des Rechts.

7. Messen, mit sechs Kennzahlen

Ein Prozess, der nicht gemessen wird, wird innert zwei Quartalen wieder zu einer Summe individueller Lösungen. Sechs Kennzahlen genügen, jedes Quartal zum selben Zeitpunkt erhoben, auf einer einzigen Seite.

1. Volumen pro Bedarfskategorie (verstehen, weitergeben, einreichen), in Normseiten. Nur diese Einheit bleibt stabil, wenn sich die Formate ändern.
2. Anteil im genehmigten Tool. Die Governance-Kennzahl schlechthin: Steigt sie nicht, ist die Regel nicht praktikabel.
3. Tatsächliche Frist zwischen Anfrage und Lieferung, getrennt von der angekündigten Frist. Die Differenz zwischen beiden führt zu Umgehungen.
4. Monetär bewertete Stunden für internes Lektorat. Solange diese Zeile auf null steht, ist jeder Entscheid zwischen internem und externem Lektorat verzerrt.
5. Nachbesserungen nach der Lieferung: Anzahl der zur Korrektur zurückgeschickten Dokumente und häufigster Grund. Drei Gründe genügen zur Einteilung: Terminologie, Auslassung, Formatierung.
6. Anteil der Dossiers im strengsten Vertraulichkeitsmodus, gemessen am Anteil der Dossiers, die ihn gemäss der schriftlichen Regel verlangten.

Verfolgen Sie nicht die erklärte Zufriedenheit: Sie ist stabil und sagt nichts aus. Verfolgen Sie auch nicht den Stückpreis für sich allein, weil er automatisch sinkt, wenn die Qualität sinkt. Die Kennzahlen 3, 4 und 5 zusammen gelesen zeigen viel genauer, was die Übersetzung die Kanzlei tatsächlich kostet.

Ein realistischer Zeitplan

• Monat 1: Bestandesaufnahme und Erfassung des Bedarfs.
• Monat 2: Regelseite verfassen, Übersetzungsverantwortliche bestimmen, genehmigtes Tool wählen und Zugänge einrichten.
• Monat 3: Präsentation in der Kanzlei, Glossar eröffnen, erste Erhebung der Kennzahlen als Vergleichsbasis.
• Folgende Quartale: Erhebung, Durchsicht des Glossars, Anpassung der Regelseite. Eine Stunde pro Quartal, nicht mehr.